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原创|CIO复工指导手册
作者:Stacy Collett | 来源:计算机世界
2020-12-11
疫情基本控制住之后,员工们开始陆续复工,而此时,IT高管则将面临独特的挑战。每个CIO在制订最佳复工计划时,须回答以下7个关键问题。

 

尽管今年春季新冠疫情期间SUEZ北美公司命令员工在家办公,但业务依然形势大好。提供给水和废水服务的重要员工仍可运营系统并监控水质,而IT团队则负责确保远程办公工具在为公司的其余部门发挥作用。

高级副总裁兼首席信息和数字官Michael Salas说:“在过去这11周,业务发展非常迅猛。”他回忆起为一个可能的四级紧急情况制订了一项应急计划,要求住在工作场所的团队分班倒,并睡在停车场的休闲车里。现在,他的下一个挑战开始了:如何在接下来几周内,安全有效地让SUEZ北美公司3000名上班族中20%至30%的员工回到工作场所。

Gartner的杰出研究副总裁Brian Kropp说:“现在约75%的企业组织在探讨什么才是让员工返回工作场所的最佳方法。”返回办公室将需要法务、风险管理、IT、人力资源和设施等所有部门相互协作,提出一项跨职能部门的战略。

面对远程用户和办公室用户相混合的员工队伍,IT高管将面临新的挑战。如何支持远程用户并管理设备?企业的网络应该是什么样子的?私有云基础架构是否足够可靠?更为复杂的是,IT部门将参与收集员工的个人健康信息,办公室工作时间表会出现变动,高管们还会考虑密切关注远程员工的生产力。

考虑让员工返回工作场所时,需要回答以下7个IT问题。

IT部门如何帮助员工安全复工?

各地针对工作场所的健康和安全准则各不相同,但许多企业组织都倾向于遵守疾病控制中心(CDC)给出的最高级别的安全建议。这些准则中许多可以由技术来辅助,比如手部消毒、体温检查和保持社交距离。约58%的企业组织计划添置智能个人卫生设备,比如联网的洗手液站。据Insight Enterprises的一项调查显示,1/3以上(35%)的企业计划添置可远距离检测员工温度的红外测温仪,25%的企业计划购置可检测员工之间距离的红外热成像仪。

许多企业组织已经在工作场所使用应用程序,利用物联网传感器、徽章刷卡或通过办公室Wi-Fi位置来跟踪员工,而供应商们在加快添加健康和安全功能。

Insight正在其办公室试用物联网设备互联平台,该平台包括用于监测体温的热成像仪、需要加灌时发出警报的智能洗手液,以及如果员工的社交距离过近,会通过手机应用向员工发出警报的社交距离警示锥。

联网劳动力部门高级副总裁兼总经理Mike Gaumond说:“我们回去工作时,将部署这一部分设备。”他还看到大量顾客涌入的主题公园和体育馆以及大量员工返回工作场所的公司对此颇有兴趣。

6月,数据科学和健康技术公司Cognize推出了一种新的解决方案,该解决方案使用视频、语音和生物特征识别传感器来监测社交距离、口罩检测和体温。该解决方案添加到态势感知平台中,该平台早已使用AI和认知学习来跟踪人群、群体行为和生产力。

IT部门如何收集和管理员工的个人健康数据?

据最近Gartner对165名高管开展的一项调查显示,受访企业中约60%计划从员工那里收集有关其健康状况的自我上报数据,一半以上的企业会检查体温,大概1/4的企业会添加接触跟踪功能,22%的企业会要求员工拿到新冠病毒检测结果后才能返回工作场所。

Kropp说:“企业将不得不依靠IT团队来收集、管理和处理要从员工那里收集的所有健康信息。这个新领域是IT高管之前从未涉足过的。他们将与企业风险、人力资源及其他部门合作,但IT部门将发挥重大作用。”他补充道,接触跟踪也是如此。如果实施接触跟踪功能,IT部门还要管理相关的应用程序和数据。

IT部门如何使工作场所尽可能避免接触?

Kropp表示,CIO要加大监管力度,使员工在工作场所尽可能避免相互接触,以防止病毒传播。这可能意味着与设施主管一起做好工作,采用电梯感应垫(而不是摁式按钮)、自动门和光传感器,或者为用于会议室的技术寻找非接触式解决方案。

据Insight的调查显示,1/3以上(36%)的企业计划在员工返回工作场所前购置非接触式传感器。

IT部门如何管理与混合员工队伍的协作?

一些企业希望员工永久性远程工作,但是大多数企业倾向于结合办公室工作和远程工作。

Gartner表示,其客户(大多数是很少与公众直接互动的大公司)期望多达一半的员工至少部分时间在家工作。

从CIO的角度来看,“在考虑协作时,混合型员工队伍具有重大影响,” Gaumond说。在疫情初期,许多企业添置了视频会议工具来取代面对面的会议,比如Microsoft Teams、Zoom和Webex。

“但是这些企业实际上没有充分利用这些协作套件的实际功能,比如真正的文档创建、共享、编辑和管理。有机会利用这些套件以一种全然不同的方式来工作,而不仅仅是替代面对面的会议。”他说。

让情况更为复杂的是,视频会议工具往往在大家都远程工作时效果最好,“但是当25%或50%的人在办公室工作,而其他人远程工作时,效果会怎样?”Gaumond说。“通常,远程工作体验会大大降低。该如何改变这种体验,使其更高效?”

Kropp说,已返回工作场所的员工仍然会频繁使用虚拟技术。“可能有两个人回到工作场所,但是即使他们在同一栋大楼,仍然会彼此进行视频通话。”IT团队必须测试办公室内虚拟网络,以确保他们能够处理所需带宽的显著增加。

IT部门应监控远程员工的生产力吗?

许多企业希望了解远程员工的生产力和绩效。在过去这3个月,约25%的大企业告诉Gartner,他们已购买了新软件来被动监控远程员工的工作流程。软件安装在员工的笔记本电脑上,有时候员工不知情,它们会跟踪员工的打字速度,使用笔记本电脑的摄像头拍照以查看他们是否在岗,并监测打开的屏幕。

支持这种工具的人表示,工具可以帮助企业组织了解什么因素在推动员工的生产力,然后企业就能调整员工的工作,以提高他们的生产力。但是,企业也冒着员工发现自己受监视的风险。Kropp说:“如果在远程员工不知情的前提下衡量和监测他们的绩效,这方面可能会存在大量与人力资源有关的问题。”

CIO如何管理自己的IT专业人员?

许多企业在探究重返工作岗位的几种场景,以帮助保持社交距离,比如弹性工作日(一些员工周末可能在工作场所,工作日休假两天),或者轮班制(一些员工在凌晨工作,另一些员工在夜间工作)。CIO须调整IT团队的工作时间表以支持这些员工,同时留出时间在不扰乱业务的情况下,维护和升级系统。

CIO如何处理与首席财务官的潜在冲突?

CIO需要购置新技术以确保员工安全,并满足混合型员工队伍的要求,这可能有悖于首席财务官致力于保持尽可能多流动资金的立场,因此,“预计在哪些技术投入方面会有激烈的争论。”Kropp说。这种争论包括企业是否应该继续为远程员工提供相应技术。

Kropp说:“许多企业意识到远程员工可能会远程工作数月。我们如何购置技术,并把钱花在居家工作的人头上?这是个巨大的成本问题。眼下,首席财务官说,如果员工在家工作,我们可以节省场地成本,这没错,但是在家工作可以节省IT成本吗?”

随着企业组织逐渐让员工回到办公室,返回工作场所的程序会继续变化,但是今天做出的何时返回和员工安全方面的决定会产生持久的影响。 Gartner的副总裁兼人力资源顾问Liz Joyce说:“接下来3个月你在如何管理返回工作场所的这股热潮方面做出的决策将决定着今后3年你这个雇主和组织的品牌形象。”

本文作者Stacy Collett是《Computerworld》、《CSO》和《Network World》的特约撰稿人,专门探讨各种安全和风险问题。

编译:沈建苗

原文网址 https://www.cio.com/article/3564809/the-cios-return-to-the-workplace-playbook.html

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